Getting Things Done, znane też jako Sztuka Efektywności, to książka opisująca podejście do pracy w którym wszystkie istotne sprawy usuwa się z głowy i zapisuje w systemie list zadań i projektów. Skutkiem takiego podejścia jest umysł wolny od zmartwień, poczucie stałej kontroli oraz wynikającą z tego większa moc przerobowa.

GTD najwięcej odbiorców znajdzie wśród studentów, pracowników umysłowych oraz wszelkiego formatu menedżerów. Jeśli zdarzyło Ci się usiąść z rozłożonymi rękoma bo natłok spraw był przytłaczający to ta lektura sprawi, że taka sytuacja już nigdy się nie powtórzy.

Getting Things Done (w skrócie) jest streszczeniem oryginalnego GTD. Powodów do jego napisania było kilka:

• Oryginalne GTD jest słabo zorganizowane, pełne powtórzeń oraz napisane wyjątkowo rozwlekle. Wybierając to streszczenie oszczędzisz dobre parę dni czytania.
• Polskie tłumaczenie GTD zostało wykonane z dokładnością pozostawiającą wiele do życzenia. Czytając ten tekst unikniesz główkowania nad całą masą prostacko przetłumaczonych zwrotów.
• Oryginalne GTD używa niejednolitej terminologii.
• Od czasu wydania GTD, na świecie pojawiły się smartfony, usługi w chmurze oraz sieci społecznościowe. Możesz potraktować to streszczenie jak zaktualizowaną wersję oryginalnego GTD.

Streszczenie to obejmuje wszystkie idee zawarte w GTD - nic nie zostało pominięte - oryginalny materiał został tu wzbogacony o sztuczki i techniki wynalezione po wydaniu oryginalnego GTD.

Elementy składowe systemu GTD

Skrzynki spraw przychodzących to miejsca gdzie bez zastanowienia wrzucasz nowe rzeczy. Może to być na przykład zwykła skrzynka e-mailowa, katalog w Google Drive, lista powiadomień na Facebooku, kartka z pomysłami trzymana w kieszeni, albo wiklinowy koszyk na dokumenty w domu lub w biurze. Skrzynki spraw przychodzących muszą być dostępne w każdej chwili - najlepiej jeśli możesz zabrać je w podróż i mieć cały czas przy sobie. Dobrym pomysłem jest też posiadanie kilku różnych skrzynek - jakiejś elektronicznej (dla napływających zleceń, próśb i nowinek) oraz jakiejś fizycznej (na czasopisma, szkice i notatki).

Listy zadań to proste, wypunktowane listy, na których zapisujesz najbliższe fizyczne działania do wykonania. Nie wolno na takich listach umieszczać zadań niejasnych ani takich, na które z różnych przyczyn nie mogą zostać wykonane. Listy zadań dobrze jest podzielić ze względu na konteksty, w których dane zadania można wykonać (np. przy komputerze, w domu, w Biedronce, w Ikei, do obejrzenia itd.). Listy zadań należy zawsze mieć pod ręką żeby w każdym wolnym oknie czasu wiedzieć czy jest coś co dałoby się właśnie zrobić.

Zbiory projektów to poukładane tematycznie zbiory dokumentów, rysunków, plików i pomysłów. Zwykle z każdym projektem wiąże się wiele zadań do wykonania. Grupowanie ich w projekty ułatwia śledzenie ich postępów oraz zapewnia jasne miejsce do zbierania materiałów referencyjnych. Aby przyspieszyć późniejszy przegląd, projekty dzieli się na 5 kategorii:

1. Aktywne to zbiór projektów, którymi aktualnie się zajmujesz - a więc takie, których zadania dopisane są do jakiejś listy zadań.
2. Oczekujące to zbiór projektów, w których nie masz nic do zrobienia, ale które śledzisz. Dla każdego projektu z tego zbioru zapisuj na co czekasz - ułatwi Ci to podjęcie działań w sytuacji gdy prace zaczną się opóźniać.
3. Kiedyś / może to pomysły i plany na przyszłość.
4. Archiwum to najróżniejsze materiały referencyjne oraz projekty którymi nie musisz się już zajmować ale jednocześnie takie, do których spodziewasz się w przyszłości wrócić. Może to być na przykład katalog ze zdjęciami albo CV, które możesz jeszcze wykorzystać.
5. Stare to projekty zakończone. Nigdy nie wiadomo czy do jakiegoś zadania nie trzeba będzie kiedyś wrócić. Kiedy ogarnie cie nostalgia, możesz zajrzeć do tego zbioru, żeby przypomnieć sobie dawne czasy.

Kiedy status jakiegoś projektu zmieni się, zwyczajnie przenieś go do właściwej kategorii.

Kalendarz wykorzystywać będziesz do zapisywania wydarzeń oraz spotkań, a także do wysyłania sobie poczty w przyszłość. Nie planuj w nim zwyczajnych zadań - unikniesz w ten sposób konieczności przepisywania ich na kolejne dni.

Fazy GTD

1. Gromadzenie

Polega na wyrzucaniu wszystkich rzeczy, o których myślisz i wrzucaniu ich do skrzynek spraw przychodzących. Po zakończeniu etapu gromadzenia, twój umysł powinien być czysty - nie mogą znajdować się w nim już żadne prace do wykonania, obietnice do wypełnienia, ani nowe pomysły. Jeśli jeszcze jakieś się pojawiają, zapisz je na osobnych kartkach i powrzucaj do skrzynek spraw przychodzących.

2. Analiza

Polega na przejrzeniu skrzynek spraw przychodzących i ustaleniu dla każdej sprawy, co należy z nią zrobić. Sprawy należy zawsze przeglądać po kolei. W wyniku analizy sprawy przyporządkowuje się do jednej z kategorii:

1. Śmieci. Jeśli znajdujesz je w skrzynce poczty elektronicznej najlepiej od razu ustal dla nich reguły filtrujące albo zrezygnuj z danej subskrypcji.
2. Sprawy do załatwienia w czasie krótszym niż dwie minuty - wykonuj je od razu - unikniesz wprowadzania do systemu zbędnych informacji.
3. Sprawy do przekazania innym.
4. Proste zadania (wymagające więcej niż 2 minut) do dopisania do listy zadań.
5. Materiały związane z prowadzonymi projektami

3. Porządkowanie

Obejmuje wprowadzenie zadań na odpowiednie listy zadań, umieszczenie materiałów referencyjnych w katalogach poszczególnych projektów oraz zapisaniu spotkań w kalendarzu.

Zadbaj o to, żeby na liście aktywnych projektów znajdowały się tylko takie projekty, w których faktycznie masz coś do zrobienia. Pozostałe projekty powinny znajdować się w odpowiednich kategoriach, żeby nie zaśmiecać twojego widoku.

Jeśli jakiś projekt wymaga przemyślenia w przyszłości, przenieś go do Archiwum oraz dodaj przypomnienie w kalendarzu.

4. Przegląd

Jest to najważniejsza faza GTD. Regularny przegląd pozwoli Ci utrzymać poczucie kontroli nad sprawami oraz wytworzyć poczucie pewności, że nic nie zostało pominięte.

Staraj się co najmniej dwa razy dziennie, po opróżnieniu skrzynek spraw przychodzących, zajrzeć do listy aktywnych i oczekujących projektów oraz rzucić okiem na kalendarz i listy zadań.

5. Działanie

Zacznij od sprawdzenia kalendarza. Jeśli nie ma w nim żadnych spotkań ani notatek, zajrzyj na listy zadań. Jeśli wciąż masz czas i energię to może weźmiesz się a jeden z projektów z kategorii Kiedyś / może?

Wybierając zadania z list, w pierwszej kolejności wykonuj te gdzie musisz zdążyć przed jakimś terminem. W następnej, te którym dotychczas poświęciłeś najmniej czasu. Dzięki temu będziesz na bieżąco wykonywać proste i szybkie zadania nie zaniedbując tych bardziej czasochłonnych.

Konwersja na GTD

1. Wybierz sobie zestaw skrzynek spraw przychodzących.
2. Zbierz wszystkie swoje sprawy i dokumenty oraz wrzuć je do skrzynek spraw przychodzących.
3. Wybierz kalendarz, technikę przechowywania materiałów związanych z projektami oraz przygotuj sobie listy zadań.
4. Przejdź do Fazy Analizy - przejrzyj wszystkie sprawy ze skrzynek spraw przychodzących i ustal co należy z nimi zrobić. Na bieżąco porządkuj wyniki analizy na listach zadań, w kalendarzu oraz w zbiorach projektów.

Pozostałe wskazówki

Kiedy tylko jakaś myśl zaczyna Cię rozpraszać, zapisz ją na kartce i wrzuć do skrzynki spraw przychodzących. W wolnej chwili przemyślisz ją dokładniej a na razie uwolnisz od niej swój umysł.

Jeśli czujesz strach lub niechęć do jednego z zadań do zrobienia, spróbuj rozbić je na mniejsze części.

Złożone zależności między zadaniami rozwiązuj w ramach projektów. Na listy zadań wpisuj tylko proste punkty do wykonania.

Tygodniowy przegląd (1-2 godzinny) pozwoli Ci utrzymać aktualność systemu. Nie ma nic bardziej zniechęcającego do korzystania z systemu niż nieaktualne dane!

Trzymaj dyscyplinę - tylko wtedy naprawdę zaufasz systemowi i unikniesz frustracji wynikających z łamania swoich własnych obietnic. Możesz skorzystać z tych trzech sposobów na nie łamanie swoich własnych obietnic :

1. Nie bierz na siebie zadań których i tak nie wypełnisz
2. Zepnij się i wykonaj zaległe zadania - nawet jeśli wymagać będą od ciebie znacznego wysiłku
3. Modyfikuj zaległe zadania tak by stały się wykonalne - dziel je na części lub przekazuj je innym